Apa itu "TATA LAKSANA PENDIDIKAN" ?

Minggu, Desember 28, 2014

Bagikan :

Tweet

Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasiyang berwujud warkat.

Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang Gie (2000: 60) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaanya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, daftar harta benda, rencana-rencana, laporan-laporan, dan semua jenis nota-nota yang tertulis atau tercetak.

Keterangan istilah yang perlu dipahami:

1.    Keterangan adalah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui pembacaan dan pengamatan.

2.    Warkat adalah catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal untuk keperluan pengingatan agar apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat disiapkan.

3.    Satuan kerja tata usaha yaitu sekelompok petugas yang terdiri dari seorang atau lebih petugas yang telah mendapatkan tugas tertentu di bidang ketatausahaan. Kelompok tugas yang demikian ada yang terorganisasi dalam satu unit atau satuan kerja (misalnya again tata usaha pada sekolah, kantor pendidikan, fakultas) atau tidak (masih merupakan kelompok kerja).

4.    Margin adalah garis tepi tegak.

5.    Kartu kendali adalah suatu alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas.

6.    Penerima adalah seseorang atau lebih petugas yang merupakan satu unsur kegiatan ketatausahaan mengenai penerimaan surat-surat.

7.    Arsip atau berkas adalah lembaran-lembaran warkat yang disimpan karena mempunyai nilai kegunaan sejarah, hukum, dan peryanggungjawaban organisasi.

8.    Kait atau baris adalah jarak alinea atau kalimat di atas dengan alinea atau kalimat di bawanya.

Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keteranganyang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama.

Menurut The Liang Gie (2000: 50).

a.    Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan bila mana diperlukan.

b.    Mencatat yaitu meliputi kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim, atau disimpan.

c.    Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.

d.    Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

e.    Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak lain.

f.     Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

Secara ringkas kegiatan penyelenggaraan pengelolaan keterangan-keterangan tersebut adalah sebagai berikut:

1.    Aktivitas: menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan.

2.    Sasaran kegiatan: keterangan-keterangan yang berupa wakat.

3.    Kerja yang nampak di kantor: mengetik, menghitung, mentensil, men cap, menelfon, menyalin, mendikte, memilah-milah, melekatkan, menandai, menyampuli, membagi-bagi, melubangi, dan sebagainya.

4.    Ciri-ciri:

a.    Bersifat pelayanan

b.    Merembes kemana-mana

c.    Dilakukan ole semua pihak

d.    Banyak memakai alat tulis, berkas mata, dan pikiran

5.    Peranan:

a.    Membantu pelaksanaan pekerjaan induk dalam setiap organisasi

b.    Menyediakan keterangan untuk pemimpin

c.    Melancarkan perkembangan organisasi

6.    Peralatan:

a.    Material lembaran

b.    Material non lembaran

c.    Alat tulis dan non tulis

d.    Mesin kantor dan perabot kantor serta perlengkapan lain-lain

7.    Hasil kerja: formulir, surat-surat, warkat lain, buku, benda-benda berketerangan, dan sebagainya.

A.   JENIS-JENIS KEGIATAN DALAM URUSAN KETATAUSAHAAN

Pekerjaan ketatausahaan bukan monopoli petugas administrasi saja, tetapi juga pegawai edukatif. Dalam bagian ini akan disajikan kegiatan tatausaha khususnya yang dilakukan oleh tenaga administratif. Tugas administrasi ketatausahaan yang dikerjakanoleh tenaga edukatif telah dibicarakan pada manajemen siswa dan manajemen personil (Bab III dan Bab IV).

Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah :

a.    Kegiatan yang menyangkut manajemen kurikulum

b.    Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa

c.    Kegiatan yang menyangkut manajemen personil

d.    Kegiatan yang mengenai panataan inventaris sekolah

e.    Kegiatan yang menunjang penataan keuangan

f.      Kegiatan yang mengenai surat menyurat

g. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana

Keterangan:

a.    Kegiatan tata usaha yang menyangkut manajemen kurikulum.

Dalam bab IV telah dipelajari jenis-jenis kegiatan manajemen kurikulum. Manajemen kurikulum adalah segala proses penyelenggaraan yang bertujuan memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan efisien.

Penyusunan jadwal, pembuatan kalender akademik dan sebagainya biasa dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada seorang/beberapa orang gur. Mereka hanya mengerjakan penyusunannya tetapi pengerjaan penulisan ke papan besar diserahkan ke tata usaha.

b.    Kegiatan tata usaha yang menyangkut manajemen siswa.

Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain:

1.    Mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir)

2.    Mengisi buku induk dan buku klapor

3.    Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa

4.    Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya

5.    Mengatur ruang kelas, ruang laboratorium dan ruang kegiatan yang lain

6.    Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap bulan dan setiap tahun

c.    Kegiatan tata usaha yang menyangkut manajemen personil

Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain:

1.    melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan sebagai pegawai negeri, mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimkannya,

2.    membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta lampiran-lampiran yang dibutuhkan untuk pengurusan kenaikan pangkat, penggunaan hak cuti atau pensiun,

3.    menyiapkan, menyimpan dan mengisi kartu pegawai,

4.    menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai,

5.    membantu kepala sekolah dalam membuat laporan statistic keadaan pegawai edukatif dan administratif, dan

6.    mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun insidental

d.    Kegiatan mengenai penataan inventaris sekolah

Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemen sarana, yaitu mencatat keluar masuknya barang, pemeliharaan dan penyimpanannya. Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut penataan inventaris meliputi:

1.    pencatatan masuknya barang-barang, member label dan nomor inventaris, mengklasifikasikan dan

2.    pencatatan keluarnya barang-barang misalnya digunakan, dipinjam, dihibahkan (diberikan kepada lembaga lain atau perorangan), disingkirkan

e.    Kegiatan mengenai pekerjaan surat-menyurat

Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi: pengurusan surat-menyurat masuk, pengurusan penyimpanan surat (kearsipan) dan pengurusan surat-surat keluar.

1.    Pengurusan surat-surat masuk (agenda)

a.    mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk yang kolomnya terdiri dari: (tanggal diterimanya surat, nomor urut, kode, alamt surat, nomor surat, pokok surat/keterangan),

b.    menyerahkan surat kepada alamat,

c.    surat dibaca oleh alamat yang dituju dan diberi disposisi,

d.    surat dikembalikan kepada tata usaha untuk dibuatkan balasan (jika memang dikehendaki demikian),

e.    tata usaha melaksanakan disposisi,

f.     tata usaha menyerahkan kembali surat tersebut kepada bagian yang mengurus surat keluar, dan

g.    pengarsipan surat tersebut.

2.    Pengurusan surat keluar (ekspedisi)

Pengurusan surat keluar dilakukan dengan urutan:

a.    surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala sekolah untuk disetujui dan dimintai tanda tangan,

b.    membubuhkan cap disebelah kiri tanda tangan pimpinan,

c.    memasukkan surat yang akan dikirim ke dalam sampul dan mengarsipkan surat tembusannya menurut cara pengarsipan,

d.    mencatat surat ke dalam akan dikirim kedalam buku ekspedisi, dan

e.    mengirimkan surat tersebut ke alamat.

3.    Pengaturan penyimpanan surat (pengarsipan)

Surat-surat yang sudah diproses lalu diarsipkan. Kegiatan kearsipan adalah menyimpan dan memelihara arsip tersebut dalam filing cabinet atau almari arsip agar tetap utuh dan mudah dicari kembali apabila diperlukan. Penanganan arsip yang baik menjadi satu pertanda bahwa kantor atau lembaga itu pengelolaan usahanya baik. Arsip adalah suatu barang-barang yang berharga yang mengandung nilai kegunaan sejarah. Apabila pengarsipan dilakukan dengan baik, maka warkat yang sudah lama disimpan pun akan mudah diketemukan kembali.

Cara-cara yang digunakan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip dilakukan:

a.    membuat tanggal masuknya surat,

b.    menurut pokok/surat,

c.    menurut daerah asal surat, dan

d.    menurut abjad nama pengirim.

Untuk lebih mudahnya, biasanya warkat arsip tersebut dimasukkan kedalam odner. Agar bahan-bahan yang terbuat dari kertas ini tidak lekas rusak dimakan ngengat, maka sebaiknya di beri kapur barus.

e.    Kegiatan yang menyangkut penataan keuaangan

Pada bab VII telah dibicarakan mengenai keuangan sekolah. Bermacam-macam bendahara yang ada mengerjakan administrasi keuangan. Bendahara negara yang diangkat dan ditetapkan dengan surat keputusan mempunyai tugas menerima, membagikan dan mempertanggungjawabkan. Yang dimaksud adalah bendahara yang mengurusi gaji pegawai, dan mengurusi uang otorisasi (UUDP). Uang otorisasi atau uang yang dipertanggungjawabkan, proses pengajuan permintaanya sampai dengan proses pengambilan gaji.

f.     Kegiatan yang menunjang manajemen sarana

Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang sebenarnya telah berhubungan dengan ketatausahaan yang mengenai inventarisasi. Disamping penataan inventaris, tata usaha yang lain adalah ketatausahaan mengenai perencanaan pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat/sarana, menyeleksidan mendaftar kebutuhan.

Selain kegiatan-kegiatan yang telah disebutkan yang berhubungan dengan bidang garapan administrasi sekolah, masih ada satu kegiatan lain yaitu kegiatan yang menunjang pengaturan tata ruang kantor, termasuk juga halaman dan haruang-ruang yang lain. Kegiatan ini kadang-kadang disatukan dengan kegiatan sarana menjadi kegiatan sarana dan prasarana.

Kegiatan terakhir ini hamper seluruhnya dikerjakan oleh para pekerja atau pesuruh.

Kegiatannya mencakup:

1.    menjaga kebersihan ruangan, halaman dan tempat-tempat lain yang masih termasuk wilayah sekolah,

2.    menjaga keamanan khususnya pada waktu sedang tidak berlangsung kegiatan belajar mengajar di sekolah,

3.    mengurus kebun dan tanaman-tanaman yang ada,

4.    mengedarkan surat edaran, pengumuman sekolah, mengantar surat ke instansi lain atau orang tua siswa dan sebagainya, dan

5.    menyediakan minuman untuk semua pegawai dan tamu.

C. SURAT DAN KEPENGURUSANNYA

            Beberapa jenis surat yang sering beredar di dalam maupun antar instansi adalah :

1.    Surat Dinas

Beberapa yang perlu diketahui mengenai surat dinas adalah sebagai berikut :

a.    Klasifikasi surat dinas

Klasifikasi surat dinas dibedakan berdasarkan sifat dan derajatnya.

1.    Menurut sifatnya :

a.    Surat sangat rahasia, merupakan surat yang digunakan sebagai dokumen yang berhubungan dengan keamanan Negara, yang apabila disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, dapat membahayakan keamanan Negara

b.    Surat rahasia, merupakan dokumen yang apabila disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, dapat merugikan kepentingan martabat penjabat atau lembaga yang bersangkutan.

c.    Surat biasa adalah surat yang informasinya tidak penting dan tidak memerlukan tindak lanjut

2.    Menurut derajatnya atau penyampaiannya :

a.    Sangat segera atau kilat, berarti surat tersebut harus secepatnya disampaikan atau dikirim kepada pejabat atau instansi yang bersangkutan.

b.    Segera, berarti surat tersebut harus dikirim pada waktu itu pula kepada pejabat atau instansi yang bersangkutan

b.    Susunan surat dinas

Susunan surat dinas terdiri dari 3 bagian, yaitu :

1.    Kepala surat, yang terdiri dari :

a.    Nama instansi

b.    Lambang instansi

c.    Tanggal pembuatan surat (tanggal,bulan,tahun)

d.    Nomor surat

e.    Sifat surat

f.     Lampiran

g.    Hal

h.    Alamat instansi atau pejabat yang menerima surat

2.    Isi surat, terdiri dari :

a.    Pendahuluan

b.    Isi pokok atau inti surat

c.    Penutup

3.    Kaki surat, terdiri dari :

a.    Nama jabatan dan tanda tangan pejabat yang menandatangani surat tersebut

b.    Nama terang dan di bawahnya tertulis NIP pejabat yang menandatangani surat tersebut

c.    Cap dinas

d.    Tembusan, dibatasi hanya kepada pejabat atau instansi yang benar – benar memerlukan, yang bertujuan sebagai penyelesaian masalah yang tercantum dalam surat tersebut

c.    Penggunaan singkatan “a.n.” dan “u.b.”

v  a.n. (atas nama) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani surat telah memberi kuasa kepada pejabat setingkat di bawahnya untuk menandatangani surat tersebut karena suatu lasan tertentu, akan tetapi pertanggungjawabannya tetap di tangan yang memberi kuasa.

v  u.b. (untuk beliau) digunakan apabila yang diberi kuasa member kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya dalam masalah – masalah yang rutin tanggung jawabnya.

d.    Pemberian kode surat keluar

Pemberian kode pada nomor surat disesuaikan dalam masalah yang terkandung dalam isi surat. Ketentuan yang kini berlaku adalah sebagai berikut :

Ø  Siswa (kode S)

S.1 : penerimaan siswa, S.2 : mutasi siswa, S.3 :absensi dan teguran, S.4 : kegiatan ekstra kurikuler dan sebagainya

Ø  Keuangan (kode U)

U.1 : permintaan atau penerimaan uang, U.2 : penggunaan keuangan, U.3 : laporan pertanggung jawaban keuangan dan sebagainya

Ø  Personalia (kode P)

P.1 : pengangkatan pegawai, P.2 : kenaikan pangkat atau gaji, P.3 : mutasi pegawai, P.4 : guru tidak tetap dan sebagainya

Ø  Teknis edukatif (kode E)

E.1 : instruksi dan peraturan mengenai penyelenggaraan sekolah, E.2 : evaluasi belajar tahap akhir, E.3 : evaluasi belajar semesteran, E.4 : jadwal pelajaran dan sebagainya

Ø  SPP (kode SP)

SP.1 : penetapan SPP, SP.2 : pemungutan SPP, SP.3 : penyetoran SPP dan sebagainya

Ø  Sarana (kode SR)

SR.1 : gedung, SR.2 : perabot, SR.3 : mesin kantor, SR.4 : alat tulis kantor, SR.5 : alat kesenian dan sebagainya

Ø  Lain – lain (kode DP)

Untuk surat – surat yang tidak tercakup dalam S, P, U, E, SP, SR, nomor surat diberi kode DP

2.    Nota Dinas

Nota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan antara pejabat atau unit organisasi di lingkungan instansi (sifatnya intern) untuk meminta penjelasan dan keputusan.

Susunan nota dinas :

a.    Kepala nota dinas, yang terdiri dari :

1.    Nama instansi

2.    Kata “NOTA DINAS”

3.    Nomor

4.    Kepada (ditujukan kepada)

5.    Dari (pembuat surat dinas)

6.    Hal

7.    Pembuatan surat dinas (tanggal,bulan,tahun)

b.    Isi nota dinas, pada dasarnya sama dengan surat dinas tetapi lebih singkat dan jelas

c.    Kaki nota dinas, yang terdiri dari :

1.    Nama jabatan pejabat yang mengirim nota

2.    Tanda tangan dan nama terang pejabat yang mengirim

3.    Tembusan

3.    Memorandum (memo)

Memorandum merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan instansi yang bersifat penyampaiannya tidak resmi (lugas). Isi memorandum dapat ditulis tangan atau diketik, susunan memo : kepala memo, isi memo, kaki memo

4.    Surat Pengantar

Surat pengantar adalah surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu. Adapun bentuknya dapat berupa surat biasa atau formulir

5.    Surat Kawat

Surat kawat atau telegram, merupakan berita yang disampaikan atau diterima melalui radio atau telegrafi mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Formulir surat kawat sudah disediakan oleh PERUMTEL

6.    Surat Edaran

Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat – pejabat tertentu tanpa memuat kebijaksanaan pokok, melainkan hanya memberikan penjelasan atau petunjuk – petunjuk tentang cara pelaksanaan sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada.

7.    Surat undangan

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan datang pada waktu, tempat, dan acara yang telah ditentukan.

8.    Surat keputusan

       Surat keputusan merupakan suatu produk statuter yang memuat :

a. Pembentukan, pengaturan, pegesahan, perubahan statuta, atau pembubaran suatu organisasi,    badan, panitia, tim, dan lain-lainnya.

b.  Pelimpahan atau penyerahan wewenang tertentu kepada seorang pejabat.

c.  Penunjukan, pengangkatan dan pemberhentianpejabat/pegawai pada suatu jabatan atau pangkat, mutasi, dan lain-lain.

d.  Penempatan hal-hal yang bersifat umum atau prinsipil dalam rangka kebijaksanaan pokok.

       Susunan surat keputusan terdiri dari :

       a.  kepala surat keputusan,

       b.  nomor,

       c.  perihal (tentang keputusan),

       d.  masa jabatan seorang pejabat yang berwenang mengeluarkan keputusan,

       e.  konsideran,

       f.   diktum,

       g.  kaki surat keputusan,

       h.  distribusi (memuat daftar alamat yang dituju, biasanya meruakan salinan  surat keputusan).

9.    Instruksi

     merupakan suatu produk statuter yang berlandaskan atau bersumber pada peraturan yang lebih tinggi atau berdasarkan kebijakan pimpinan, berisi :

       a.  Petunjuk-petunjuk secara teknis dan terperinci mengenai apa yang harus dilakukan dalam rangka pelaksanaan suatu ketetapan.

       b.  Petunjuk dan tuntutan mengenai pelaksanaan suatu dalam rangka melaksanakan ketetapan/kebijaksanaan tersebut.

10.  Surat tugas

surat tugas merupakan surat yang berisi penugasan dari atasan yang harus dilakukan oleh staf/bawahan dan memuat petunjuk apa yang harus dilakukan seseorang atau kelompok orang dalam bentuk satuan organisasi atau satuan kerja.

11.  Pengumuman

Pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan suatu hal yang ditujukan kepada karyawan atau masyarakat umum, ataupun dalam pihak-pihak yang terlibat dalam isi atau perihal yang dicakup dalam pengumuman tersebut.

5. Pengurusan Surat

Dalam penyusunan surat menyurat dikenal petugas penghimpun (penerima), penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, dan penata arsip.

a. Penerima surat bertugas :

     1) Menerima surat.

     2) Menerima jumlah dan alamat surat.

     3) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat.

4) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat, serta “kesahan” surat.        

b. Penyortir surat bertugas :

     1) Menerima surat masuk.

2) Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok surat pribadi.

     3) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat.

4) Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan surat biasa; dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia (tertutup) dan surat pribadi.

5) Meneliti lampiran surat.

6) Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat.

7) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau masih tertutup kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya.

c. Pencatat surat bertugas :

1) Menerima, menghitung, dan mencatat surat yag telah diteliti.

2) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali, lembar pengantar surat rahasia.

3) Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali kepada pegarah.

d. Pengarah bertugas :

1) Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembaran pengantar ata kartu kendali, untuk itu serahkan dengan menunjukkan siapa pengolah surat.

2) Menyampaikan surat tersebutdi atas kepala pengolah, dengan melalui petugas tata usaha.

3) Menyimpan arsip kartu kendali 1 lembar.

e. Pengolah bertugas :

1) Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan meberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia.

2) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang di tempatkan padanya. Dalam pengembalian ini disertakan tindasan pengendalian surat dan lembar-lembar pengantar surat, sedang surat rahasia hanya lembar pengantarnya saja yang dikembalikan.

f. Penata arsip bertugas :

1) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada almari berkas sesuai dengan sistem klasifikasi yang berlaku.

2) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tepatnya.

3) Mengirim kartu kendali lain pada pegolah sebagai bukti bahwa surat yang sudah diolah sudah disimpan di bagian arsip.

D. KETATAUSAHAAN YANG LAIN

Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surat-menyurat, masih ada lagi ketatausahaan lain yang diperlukan di sekolah, yaitu :

1. Daftar Hadir Pegawai

       Daftar hadir merupakan alat untuk mengetahui kerajinan atau kedisiplinan pegawai, baik edukatif maupun administratif. Daftar hadir ini diletakkan di meja kantor guru atau ruang kepala sekolah yang harus ditandatangani oleh pegawai apabila masuk kerja. Dengan demikian dapat diketahui dengan pasti kerajinan pegawai. Data dalam daftar hadir akan embnatu objektivitas kepala sekolah dalam mengisi format BP3.

2. Buku Piket

       Selain buku daftar hadir, perlu juga di sekolah disediakan buku piket. Buku ini diisi oleh guru piket agar kejadian-demi kejadian yang muncul tiap hari dapat diketahui oleh semua guru yang bekerja di sekolah itu dan terutama oleh Kepala Sekolah. Data yang tertulis dalam Buku Piket merupakan bukti otentik dari seua hal yang terjadi tiap hari.

3. Buku Notulen Rapat Sekolah

       Rapat sekolah merupakan momentum penting yang tidak dapat diabaikan. Hal yang dibicarakan dalam rapat serta keputusannya harus dituliskan dalam bentuk notulen rapat. Pengisian buku notula rapat dilakukan oleh guru yang ditunjuk oleh Kepala Seolah secara bergilir. Hal-hal yang harus dicatat dalam buku Notulen Rapat antara lain :

a. Hari, Tanggal rapat

b. Waktu dan Tempat diselenggarakanya rapat

c.  Acara rapat

d.  Daftar hadir rapat (siapa yang diundang dan siapa yang hadir, siapa yang   tidak hadir, alasannya kenapa)

e. Risalah jalannya rapat

f.   Keputusan rapat

g.  Tanda tangan Kepala Sekolah dan Notulis

Tag : Kurikulum Pendidikan, Teori Pendidikan